Papier vs. elektronisch
Sommige leveranciers sturen hun facturen via elektronische weg, e-mail bijvoorbeeld. Is een dergelijke factuur wel geldig en kunt u vragen dat u de factuur ook op papier toegestuurd krijgt?
Een elektronische factuur heeft exact dezelfde juridische waarde als een gewone factuur. Ook de bewaartermijn is dezelfde. De factuur moet wel dezelfde verplichte vermeldingen bevatten als een gewone factuur. Opdat uw leverancier elektronisch zou kunnen factureren moeten er wel drie voorwaarden vervuld zijn; de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur moeten worden ge- waarborgd van het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn. Bovendien heeft uw leverancier om elektronisch te kunnen factureren uw akkoord nodig. Dit akkoord moet niet noodzakelijk op papier of via e-mail bevestigd worden. Het kan ook gaan om een impliciet akkoord: het akkoord kan bijvoorbeeld blijken uit het feit dat u een factuur die u elektronisch werd bezorgd betaald hebt. Weigert u om een elektronische factuur te ontvangen, dan kan de leverancier u wel een extra vergoeding vragen omdat hij u een papieren versie moet opsturen. In de algemene voorwaarden van of het contract met de leverancier kan staan over welke vergoeding het precies gaat.
Als u de factuur zowel elektronisch als op papier wenst, dan moet de leverancier op één van beide versies de vermelding 'duplicaat' opnemen dan wel een andere vermelding waaruit blijkt dat er maar één origineel is dat gebruikt kan worden voor de aftrek van de btw.