Uw facturen verder 'op papier' vragen

Een aantal van uw leveranciers stuurt facturen via elektronische weg (bv. via mail). Is een dergelijke factuur wel geldig en kunt u vragen dat u de factuur nog op papier krijgt toegestuurd?

Een elektronische factuur heeft exact dezelfde juridische waarde als een gewone factuur. Ook de bewaartermijn van zo'n facturen is dezelfde. De factuur moet wel dezelfde verplichte vermeldingen bevatten als een gewone factuur.

Opdat uw leverancier elektronisch zou kunnen factureren moeten er wel drie voorwaarden vervuld zijn. Meer bepaald moeten de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur gewaarborgd worden vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn.

Bovendien heeft uw leverancier om elektronisch te kunnen factureren uw akkoord nodig. Dit akkoord moet trouwens niet noodzakelijk uitdrukkelijk gegeven worden (bv. op papier of via mail). Het kan ook gaan om een impliciet akkoord. Het akkoord kan bv. blijken uit het feit dat u een factuur die u elektronisch werd bezorgd toch betaalt.

Weigert u om een elektronische factuur te ontvangen waardoor uw leverancier u een papieren factuur moet sturen, dan kan die u daar eventueel een extra vergoeding voor vragen. Hij kan de kosten van de papieren factuur op u verhalen. In de algemene voorwaarden van (of het contract met) de leverancier kan staan over welke vergoeding het precies gaat.

Als u de factuur zowel elektronisch als op papier wenst, dan moet de leverancier op een van beide facturen (de papieren of de elektronische versie) de vermelding 'duplicaat' opnemen, dan wel een andere vermelding waaruit blijkt dat er maar een origineel is dat gebruikt kan worden voor de aftrek van btw.